Konzentriertes Arbeiten

Wie schaffe ich es mich (wieder) zu konzentrieren?

Da ich mich gerade wieder öfters dabei erwischt habe, dass ich mir das Arbeiten wider besseren Wissens schwer gemacht habe, hier meine Rückbesinnung zu den Gegebenheiten, die es mir sonst ermöglichen fokussiert zu arbeiten.

1. Arbeit planen und sich vorbereiten.

Nachdem ich entsprechend die Aufgaben um nicht zielführende Tätigkeiten bereinigt habe (mehr dazu kannst du in meinem Artikel zu „Aufmerksamkeit“ lesen), plane ich grob meine Woche und konkret meinen nächsten Tag. Dabei habe ich generell Tageszeiten, die für bestimmte Tätigkeiten am besten geeignet sind und dafür reserviert sind – sofern nicht gerade Termine beim Kunden anstehen.

Für Deep Work ist dabei der Vormittag vorgesehen, dass ich nach einem kurzen Check der E-Mails und am Besten nach einem Spaziergang mit dem Hund starte. Ab Mittag sind dann nur noch Dinge am Plan, die flachere Aufmerksamkeit brauchen. Der späte Nachmittag ist für meine Kinder reserviert. Abends erledige ich gerne noch Recherchen und Vorbereitungen für Analysen. 

Nur wer Pausen einplant, kann die Konzentration hochhalten!

Dies gilt nicht nur für längere Pausen, in denen du für Erholung sorgst und keine neuen Eindrücke zulässt, die zu Arbeitsaufgaben werden könnten. Sondern auch für Mikro-Pausen. Diese sind ganz kurze Time-outs, in denen du einfach die Augen schließt und nur kurz bewusst durchatmest. Wer diese gerne übersieht, kann sich einen Timer stellen.

2. Computer und Programme einrichten.

Im Durchschnitt verbringen wir ein Drittel der Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Dabei geht viel Zeit mit Inhalten auf, die für uns nicht zielführend sind. Folgende Regeln helfen hier effizient zu sein:

• Beantworte jene E-Mails die für die eigenen Ziele nützlich sind oder konkrete Fragen beinhalten, deren Antwort sich der Absender nicht anderweitig holen kann.
• Schreibe E-Mails so konkret wie möglich. Z. B. statt „Wann hast du Zeit?“ 3 Terminvorschläge zur Auswahl schicken.
• Alle anderen nicht beantworten.

In Konzentrationsphasen werden alle Ablenkungen und mögliche Unterbrechungen ausgeschaltet. Dazu zählt das Schließen der Programme, die für das konzentrierte Arbeiten derzeit nicht benötigt werden und auch das Handy wird zumindest stumm geschaltet. Abwechselnde Telefondienste mit Kollegen schaffen hier oft Abhilfe. Zudem können Whitelists und geblockte Anrufer am Handy dafür sorgen, dass nur wirklich dringende Anrufe (Chef, Familienangehörige, wichtige Kunden etc.) durchgestellt werden.

Kommunikation, Soziale Medien, Websites und E-Mails kommen dann in der dafür vorgesehenen Zeit. Ein konzentriertes Arbeiten oder Deep Working ist ohnehin nur für eine gewisse Zeitspanne möglich.

3. Arbeitsplatz und Raum gestalten.

Neben dem Arbeitsplatz am Computer hat die Arbeitsumgebung einen wesentlichen Einfluss auf unsere Konzentrationsfähigkeit. Wenn hier unzählige Reize um Aufmerksamkeit buhlen, unerledigte Dinge im Raum nach Erledigung schreien, wird dies kaum möglich sein. Daher ist Leerraum für Konzentration wichtig. Neben optischen Reizen ist die akustische Ablenkung ein weiterer Faktor. Neben beiläufigen Geräuschen wie Unterhaltungen und Arbeitsgeräusche der KollegInnen oder die Kaffeemaschine, sind direkte Unterbrechungen ein ständiges Herausreißen aus dem Deep Working. In den dafür bestimmten Zeiten sollten Räume aufgesucht werden, wo diese Ablenkungen nicht vorhanden sind und kommuniziert werden, wann wieder die Möglichkeit für Kommunikation ist. Wer hier nicht ausweichen kann und in einem der derzeit geliebten Großraumbüros sitzt, kann sich mit einem Kopfhörer Abhilfe schaffen. Dieser ist gleichzeitig Signal und erzeugt die eigene Welt von Geräuschen oder Stille.

In der geschaffenen optischen und akustischen Ruhe, können dann Inspirationsquellen gezielt genutzt werden. Bilder – gerne völlig fernab des Arbeitsinhaltes und immer wieder wechselnd, können hierzu genauso dienen, wie unterschiedliche Materialien um Ideen darzustellen oder den Tastsinn anzusprechen.

Das gezielte Ansprechen aller Sinne kann die Konzentrationsleistung dann nochmals steigern.

Mehr zum Thema wie die Sinne angesprochen werden können, findest du in unserem Artikel zu „Gedanken zum Thema Raum und Produktivität“.

4. Nützliche Apps und Einstellungen

E-Mails, WhatsApp Nachrichten, Website Messages, Social Media Nachrichten – ständig wird um unsere Aufmerksamkeit gebuhlt. Damit unser Bedürfnis sich in einer bestimmten Zeit Konzentrieren zu können erfüllt werden kann, gibt es ein paar Helferleins. 

freedom.to blockt Apps und Websites für eine bestimmte Zeit.

Noisili und Focus@will machen deine optimale Geräuschkulisse für konzentriertes Arbeiten. Ich habe für mich auch eigene Playlisten auf Spotify für bestimmte Tätigkeiten die mich dabei unterstützen.

Spielerisch hilft die App Forest Bäume für die Konzentration zu pflanzen, indem es diese wachsen lässt, sofern man sein Handy – und damit die Ablenkungen – in Ruhe lässt. 

Inspiriert hat mich dabei das Buch „Konzentriertes Arbeiten“ von Cal Newport.